Informace úřadu o ochraně osobních údajů a jejich zpracování

Městská část Praha-Libuš
Úřad městské části Praha-Libuš
Libušská 35/200 142 00
Praha 4 – Libuš
IČ: 00231142
DIČ: CZ 00231142
ID schránka: u8xaktr
tel.: + 420 261 711 380, + 420 244 471 884
fax: + 420 241 727 864
e-mail: mc.libus@praha-libus.cz
Webové stránky: http://www.praha-libus.cz (dále jen „úřad“)

Dne 27. 04. 2016 bylo přijato nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) jež se použije (tedy bude účinné) ode dne 25. 05. 2018 (dále jen „GDPR“).

Úřad jako veřejná instituce zpracovává v rámci své činnosti osobní údaje např. svých zaměstnanců, účastníků správních řízení, obyvatel městské části, vlastníků nemovitostí (dále jen „subjekt údajů“) a je tedy povinna se GDPR řídit a chránit tak veškeré osobní údaje. Zvláštní pozornost věnuje pak úřad ochraně osobních údajů dětí.

Úřad zpracovává osobní údajů, zejména na základě zákonů, převážně pak zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Prahy, zákona č. 250/2016 Sb. o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich, zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, č. 301/2000 Sb. o matrikách, jménu a příjmení, zákona č. 500/2004 Sb. správní řád, zákona č. 262/2006 Sb. zákoník práce dále na základě souhlasu subjekt údajů, na základě plnění smluvní povinnosti a pro ochranu životně důležitých zájmů úřadu a subjektu údajů od nichž úřad osobní údaje získává. S ohledem na to, že úřad provádí svou činnost ve veřejném zájmu zpracovává osobní údaje nezbytné pro splnění tohoto úkolu a v neposlední řadě úřad zákonným způsobem zpracovává osobní údaje pro potřeby svých oprávněných zájmů.

Na základě například přestupkového zákona a správního řádu zpracovává úřad zejména, osobní údaje nutné pro správní řízení, nutné k zahájení správního řízení, údaje o průběhu správního řízení a jeho ukončování, na základě zákoníku práce osobní údaje nutné pro vedení mzdové agendy, na základě zákona o matrikách v záznamy o evidenci obyvatel, jejich narození a úmrtí, dále zpracovává například osobní údaje nutné pro řádné vedení knihy úrazů zaměstnanců.

Na základně smluvní povinnosti zpracovává úřad osobní údaje o zaměstnancích a dodavatelích a jejich zástupcích, kdy jde o zpracování jména příjmení, kontaktních údajů, údaje pro zdravotní a sociální pojištění, bankovní spojení a další podobné údaje. Na základě smluv také zpracovává také údaje o kupujících nemovitostí. K výše uvedeným údajům mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci úřadu a jsou předávány například v rámci plnění zákonné povinnosti ČSSZ, zdravotním pojišťovnám a dalším úřadům.

Úřad zpracovává na základě plnění ve veřejném zájmu některé osobní údaje v dalších evidencích, například pro informování obyvatel městské části, pro oceňování jejich jubileí a pro další účely.

Na základě informovaného souhlasu úřad zpracovává například osobní dotazníky zaměstnanců.

Úřad žádá subjekty údajů o udělení informovaného souhlasu podepsáním a vyplněním formuláře, ve kterém je možné udělit souhlas i pouze ke konkrétním osobním údajů, na něž se souhlas vztahuje, a to

označením slova ANO v případě, že je souhlas udělen a označením NE, pokud se souhlas neuděluje.

Subjekt údajů může svůj souhlas vzít kdykoliv zpět, a to stejným způsobem, kterým souhlas udělili nejčastěji písemně prostřednictvím adresy úřadu, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

Starosta úřadu důsledně zakazuje předávání osobních údajů subjekt údajů třetím osobám soukromého práva. pokud jde například o nabídky výrobků nebo služeb, atd.

Subjekty údajů, jejichž osobní údaje úřad zpracovává, mají ve vztahu k těmto údajům následující práva:

  • Právo na to být informován a mít přístup ke zpracovávaným osobním údajům, zejména o tom, jaké osobní údaje úřad zpracovává a za jakým účelem a komu je poté jako příjemci úřad dále poskytuje, po jakou dobu, budou osobní údaje uloženy, zda je úřad zpracovává automatizovaně.
  • Právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají.
  • Právo na výmaz osobních údajů. Toto právo se však netýká zákonného zpracování údajů, například řízení dle správního řádu nebo vedení matriky.
  • Právo na omezení zpracování. Jde například o případ, kdy je namítána nepřesnost osobních údajů, a to na dobu než úřad ověří přesnost osobních údajů. Nebo se může jednat o skutečnost, že zpracování osobních údajů je protiprávní a subjekt údajů odmítl výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití.
  • Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Toto právo se netýká zákonného zpracování údajů.
  • Právo na přenositelnost údajů.
  • Právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.
  • Právo na účinnou soudní ochranu vůči úřadu jako správci nebo dalšímu zpracovateli.
  • Právo na náhradu újmy a odpovědnost.

Pokud subjekt údajů podá žádost k uplatnění některého z výše uvedených práv, úřad ji vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce, ve výjimečných případech do 2 měsíců.

Informace poskytnuté subjektu údajů se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané těmito subjekty údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může starosta úřadu rozhodnout o uložení přiměřeného poplatku, nebo odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost dokládá úřad. V takovém případě se výše poplatku řídí sazebníkem úhrad za poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

Úřad osobní údaje uchování pouze na dobu nezbytnou, kdy se řídí zákonnými předpisy či spisovým a skartačním řádem úřadu.

Úřad má vytvořený systém pro zabezpečení ochrany osobních údajů, a to jednat v písemné podobě a také v podobě elektronické. Těmito zabepečeními pak jsou:

  • uložení dokumentů podle spisového a skartačního řádu,
  • nově vytvořena funkce pověřence pro ochranu osobních údajů (Data Protection Officer), který provádí nezávislou kontrolní funkci ochrany osobních údajů v úřadu,
  • osobní odpovědnost osob, které vedou matriku,
  • shromažďování pouze nezbytných osobní údaje,
  • již nepotřebné údaje úřad skartuje,
  • povinnost mlčenlivosti o všech zpracovávaných osobních údajích,
  • neposkytování osobních údajů třetím osobám,
  • vydání směrnice, která obsahuje pravidla o ochraně osobnosti v úřadě,
  • stanovení účelu a způsobu provozování kamerového systému,
  • ochrana osobních údajů při práci s IT technikou.

Úřad jako orgán veřejné moci jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je :

Mgr. Ondřej Havránek, email: havranek-advokat@seznam.cz, telefon: 775 988 877.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů je dostupný a k dispozici všem subjektům údajů, jejichž osobní údaje úřad zpracovává. Ve spolupráci s vedením úřadu vyřizuje žádosti o informace od subjekt údajů včetně oprav osobních údajů, výmazu osobních údajů, vznášení námitek proti zpracování osobních údajů.

V Praze 25.5.2018
Mgr. Jiří Koubek v.r.
starosta